Système de réservation de salle de réunion

Ces dernières années ont vu un développement très rapide de système de réservation de salle de réunion. Chaque mois apparaît un nouveau système ou une nouvelle version d’un système existant.

Il existe deux raisons principales à un tel engouement :

  • La rentabilisation d’un bien immobilier, souvent premier investissement d’une entreprise
  • La nécessité d’accroître le nombre d’espaces de collaboration connectés.

Quels sont les avantages d’un système de réservation de salle de réunion ?

  1. Une facilité d’utilisation pour les utilisateurs

La salle, avec son statut de réservation, est aisément localisée. De plus, le système de réservation de salle de réunion ne laisse pas inoccupée une salle qui pourrait être utilisée. Le système demande à l’organisateur de valider sa présence dans la salle en début de réunion et de la libérer de façon électronique lorsqu’il la quitte plus tôt que prévu.

 

  1. Une meilleure gestion des ressources

L’organisateur d’une réunion peut connaître et éventuellement réserver les ressources disponibles dans la salle : visioconférence, vidéoprojecteur, paperboard électronique, etc… mais également commander des sièges supplémentaires ou encore la pause-café…

 

  1. Une solution de gestion immobilière

L’évolution des systèmes de réservation de salle leur permet désormais de visualiser, en temps réel, l’occupation et de communiquer des statistiques précieuses pour l’évaluation et le pilotage de l’utilisation réelle de vos locaux. La maintenance est dorénavant réalisée depuis des tablettes installées dans chaque salle : manque de matériel, déclaration d’incident (éclairage défectueux, vidéoprojecteur en panne…).

 

  1. Un accueil de qualité

Un grand écran installé à l’accueil affiche un plan 3D du bâtiment avec une localisation des salles et leur statut de réservation. Un plan pour accéder à la salle est également téléchargeable sur les smartphones.

 

  1. Une meilleure communication interne

Les différents écrans peuvent diffuser du contenu (actualités, promotions…) aussi bien interne qu’externe (accueil, tablettes…).

Après une analyse préalable de l’existant, le système de réservation de salle de réunion offre des solutions personnalisables et réellement efficaces.