Mesure du taux d’occupation des postes de travail

Pourquoi faut-il effectuer une mesure du taux d’occupation du poste de travail ? Quelle est l’utilité d’une telle analyse ? Actuellement, beaucoup d’entreprises traversent une période de mutations, encore jamais vue, dues aux avancées technologiques, à la mondialisation, à la financiarisation ou encore à l’arrivée des nouvelles générations. Cependant, rares sont encore les entreprises qui prennent en compte la gestion de l’espace par une vision stratégique.

C’est pourquoi, il existe aujourd’hui des outils qui permettent la mesure du taux d’occupation du poste de travail. En effet, une meilleure gestion des espaces améliore les performances de l’entreprise, d’où la nécessité d’effectuer cette mesure.

Qu'est-ce que la mesure du taux d'occupation des postes ?

La mesure du taux d’occupation des postes permet aux entreprises d’améliorer la gestion de leurs postes de travail et donc de restructurer leurs espaces de travail. Cela permet donc d’éviter d’avoir un grand nombre de bureaux inoccupés. En effet, l’augmentation du télétravail est également l’une des causes de ces espaces vides. 

La solution aujourd’hui afin de pouvoir piloter plus facilement l’affectation des ressources est l’installation de cette mesure qui permettra aux collaborateurs de savoir en temps réel si un bureau ou salle de réunion est libre ou non et de pouvoir réserver cet espace si besoin.

La gestion du poste de travail permet d'améliorer la productivité du poste

Il existe des capteurs d’occupation de l’espace de travail qui permettent d’optimiser au maximum l’espace de travail en fournissant des données précises sur l’occupation de votre espace. Vous pouvez ainsi facilement identifier les espaces sous-utilisés et remédier à la situation en modifiant quelque peu votre organisation.

La mesure du taux d’occupation du poste de travail, réalisée sur tous les postes d’une entreprise, permet une meilleure efficacité et une plus grande productivité, ce qui entraîne donc des bénéfices financiers supplémentaires. En effet, contrairement à ce que l’on pense habituellement, le taux d’occupation moyen d’un poste se situe entre 50 et 70 %.

En fonction de la fonction occupée, le poste de travail ne sera pas le même. Certaines fonctions nécessitent d’être seul à son poste de travail, alors qu’il est possible de travailler à deux ou en petits groupes pour réaliser certaines tâches.

La mise en place de nouveaux concepts d’environnement de travail permettent souvent d’améliorer la mesure du taux d’occupation du poste de travail et, par là même, de répondre aux spécificités de chaque activité, ce qui a pour conséquence directe d’apporter de meilleurs résultats financiers

Comment fonctionne la mesure du taux d'occupation des postes ?

La mesure du taux d’occupation des postes fonctionne à l’aide de capteurs de présence infrarouge qui sont situés sous les bureaux et dans les salles de réunion. Ces capteurs sont dotés d’une technologie Bluetooth Low Energy ce qui va permettre aux capteurs / détecteurs de mouvements d’envoyer un message dès lors qu’un bureau ou une salle de réunion sera libre.

Cette information sera alors envoyée en temps réel sur la plateforme de gestion (l’application dédiée) et l’utilisateur va ainsi pouvoir optimiser la gestion de ses postes de travail en permettant aux collaborateurs de visualiser et réserver à distance les espaces dont ils ont besoin.

Comment optimiser l'occupation des bureaux ?

Pour optimiser l’occupation des bureaux et donc permettre une rentabilisation des espaces par les usages qui seront réellement au service des collaborateurs, une refonte de l’espace de travail est totalement envisageable :

  • Prévoir des espaces de travail individuels et privatifs 
  • Prévoir également des espaces de travail partagés et collaboratifs aux usages multiples
  • Prévoir un lieu d’accueil, un lieu d’échange et un lieu de détente.

Tous ces paramètres amélioreront le mode de travail et va permettre aux entreprises d’être au service de leurs collaborateurs.

Enfin, le suivi des flux d’occupation des bureaux présente aussi un intérêt pour la gestion des ressources énergétiques et la gestion de l’entreprise en général. L’éclairage, le débit d’air neuf en fonction des personnes présentes dans une pièce, le chauffage ou la climatisation sont plusieurs aspects à prendre à compte.

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